Vos bénéfices

Votre accueil téléphonique est l’un des vecteurs principaux de votre image de marque. La qualité de l’accueil, de la prise de message et de la transmission des appels est essentielle pour vos correspondants.

Spécialisée en permanence téléphonique avec gestion d'agenda, je suis votre assistante personnelle. Entreprise à taille humaine, vos interlocuteurs auront le confort d’avoir toujours la même personne au bout du fil, et vous aussi !

Bénéficiez des services d’une professionnelle, sans engagement de durée. Vous n’êtes plus dérangé(e) sans cesse par le téléphone pendant vos heures de travail ; vous restez centré (e) sur l’essentiel.

Une urgence, un imprévu, la pause déjeuner, un débordement d'appels ? J’assure votre permanence et je contribue à la bonne image de votre cabinet, de votre entreprise.

Vacances, stage, formation ? Partez l’esprit tranquille ; à votre retour, votre carnet de rendez-vous sera équilibré.

Plaquette permanence téléphonique

Explications

Agenda sécurisé.

Si vous optez pour la gestion d’agenda, votre hôtesse va organiser vos rendez-vous selon vos consignes. En simultané, vous pouvez accéder, modifier, organiser votre agenda en toute simplicité.

Une base de données intégrée permet de constituer un fichier et de ce fait de ne pas avoir à saisir nom, prénom et n° de téléphone plusieurs fois, les informations sont mémorisées !

Vous redoutez les RDV manqués ? Avec l’option « sms » un rappel est envoyé automatiquement.

Vous possédez déjà un agenda ? (WZ Agenda, Doctolib, Mondocteur, Docavenue, Onedoc, Clic RDV, Google agenda, GPS Santé...), nous nous adaptons.

Prise de rdv en ligne, faites un test pour la prise de rdv en ligne sur prendre-mon-rdv.com et noter : Agnès LONJON LAURENT

Aux normes RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des Données est la nouvelle règlementation européenne relative à la protection des données personnelles, il entre en vigueur le 25 mai 2018. 

Vos bénéfices

Quelques soient les données, la saisie "externalisée" vous permet de gagner du temps et/ou de venir en aide à vos assistantes.

  • Flexibilité d’un service sans engagement. Vous envoyez les fichiers en fonction de votre charge de travail.

  • Disponibilité, et réactivité permettent de répondre à vos besoins de façon instantanée.

  • Simple et rapide à mettre en place.

  • Confidentialité.

Vos bénéfices

Déléguez les tâches administratives, améliorez votre productivité en confiant à DIAPASON tout ou partie de votre secrétariat.

Pour atteindre vos objectifs, vous avez besoin de gagner du temps sur l’ensemble des travaux de secrétariat.

Explications

Un n° dédié vous est attribué ; vous transférez votre ligne dès que vous le souhaitez, et, selon vos instructions nous accueillons tous vos interlocuteurs.

L'hôtesse véhicule votre image de marque avec professionnalisme ; tous vos appels, messages, rendez-vous sont consignés. Votre carnet de rendez-vous est équilibré. En cas de désistement, le nécessaire est fait. 

Vos appels sont réceptionnés du lundi au vendredi entre 08h00 et 19h00 sans interruption et le samedi de 08h00 à 12h00. Répondeur en dehors de ces horaires.

Mise en place

Un simple “transfert d’appel” vers un numéro dédié ; l’accueil est ainsi personnalisé, avec le message de votre choix afin que ce service soit transparent pour vos interlocuteurs.

Vous reprenez votre ligne dès que vous le souhaitez, en annulant votre transfert ou automatiquement si vous avez opté pour la programmation.

Mise en place

En fonction des créneaux et jours d’ouverture, l’agenda sera personnalisé.

Un lien et un mot de passe vous permettront de le consulter et/ou de le modifier, ainsi que la méthode à suivre pour le synchroniser avec votre gsm.

Explications

Vos fichiers sont adressés sous forme numérique (DSS, MP3,…) par mail ou via un serveur avec vos consignes (urgence…).

Un accusé de réception, avec le délai d’exécution confirme la bonne réception du fichier. (ex : fichier de 15 minutes traité en 24 heures).

Mise en place

Vous signez un contrat et vous m’adressez en début de mission vos matrices afin que je puisse les utiliser.

Les documents sont retranscrits dans les meilleurs délais et vous sont retournés par mail.

Si besoin nous apportons les corrections avant impression.

Explications

DIAPASON peut vous venir en aide pour votre assistance administrative : saisie et mise en page de tous documents, tableaux et graphes, classement et archivage, recherches administratives…

Mais aussi pour développer vos actions commerciales : création et qualification de vos fichiers, enquêtes de satisfaction, sondages téléphoniques, études de marché.

En remplacement ou en complément de votre assistante, DIAPASON vous aide à accroître votre productivité et donc votre rentabilité en fonction de vos besoins : commandes, devis, factures, suivi des règlements, relances, classement des documents comptables…

Besoin d’une domiciliation postale, DIAPASON met à votre service une adresse commerciale : réception et traitement de votre courrier, réexpédition sur demande.

Traduction de vos documents (anglais, néerlandais, espagnol, italien, allemand…).

Mise en place

Après avoir établi un cahier des charges, un devis vous est proposé. Dès la réception de celui-ci signé, vous pouvez nous envoyer vos documents.

Vos bénéfices

Diapason met à votre service une adresse commerciale dans ses locaux.

Avec l'option de réexpédition de votre courrier, nous ne perdez pas de temps à vous déplacer.
Agrément.

Explications

Réception de votre courrier et, en fonction de vos besoins, il peut être traité, ou réexpédié à l’adresse de votre choix.

Mise en place

Vous trouverez sur le document ci-joint la liste des pièces à fournir.
Liste des documents

Accéder à WZ Agenda

Accéder à votre agenda
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Mot de passe:
 

Vos bénéfices

L'agenda partagé avec prise de RDV en ligne vous permet :

  • Un accès permanent à vos données à la condition d'avoir un accès internet.

  • De gérer et de partager en temps réel votre carnet de rendez-vous.

  • De noter des messages et de relever des consignes.

  • De confirmer les RDV avec l'option "rappel automatique" dans le but de limiter les RDV non honorés...

Testez WZ Agenda ?

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Testez la Prise de RDV en ligne.

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